Kommunikointi sisältää selvästi useita olennaisia elementtejä:
1. Ajatuksen selkeys: Ennen kommunikointia on tärkeää saada selkeä käsitys tiedoista tai viestistä, joka on välitettävä. Tähän sisältyy ajatusten järjestäminen ja sisällön jäsentäminen loogisen virtauksen ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
2. Sanojen valinta: Asianmukaisten sanojen valitseminen on ratkaisevan tärkeää selkeän viestinnän kannalta. Yleisölle tarkoitetun yksinkertaisen, helposti ymmärrettävän kielen käyttäminen auttaa minimoimaan sekaannuksen ja varmistaa, että kaikki ymmärretään viesti.
3. Kommunikointiin liittyy selvästi usein tiivis ja pisteen kielen käyttö. Tarpeettoman žargonin, toistojen tai vieraiden yksityiskohtien välttäminen auttaa ylläpitämään keskittymistä ja estämään tiedon ylikuormituksen.
4. Rakenne ja organisaatio: Viestin järjestäminen jäsenneltyllä tavalla lisää selkeyttä. Tähän voi kuulua johdanto, pääpisteet ja johtopäätös tiedon toimittamisessa tai väitteitä.
5. Aktiivinen kuuntelu: Tehokas viestintä on kaksisuuntainen prosessi. Aktiivisesti vastaanottajan vastausten tai palautteen kuunteleminen ja selvennyksen etsiminen tarvittaessa auttaa varmistamaan, että viesti ymmärretään tarkasti.
6. Visuaaliset apuvälineet: Tarvittaessa visuaalisten apuvälineiden, kuten kaavioiden, kaavioiden tai kuvien, käyttäminen voi täydentää sanallista viestintää ja parantaa selkeyttä, etenkin kun välitetään kompleksin tietoa.
7. sopiva ääni ja tyyli: Viestinnän sävyn ja tyylin mukauttaminen yleisölle ja kontekstille on tärkeää. Olipa viestintä muodollista vai epävirallista, kirjallista tai sanallista, sen tulisi vastata tilannetta ja aiottuja vastaanottajia.
Kaiken kaikkiaan kommunikointi on selvästi sen varmistaminen, että jaettava tieto on helposti saatavissa, ymmärrettävää ja toimivalle tarkoitetulle yleisölle. Se vaatii huolellista tarkastelua sisällön, kielen, rakenteen ja toimitusmenetelmän tehokkaan ja onnistuneen viestinnän saavuttamiseksi.