Vastaanottovirkailijan tulee ylläpitää korkeatasoista henkilökohtaista hygieniaa, mukaan lukien säännöllinen kylpy, deodorantin käyttö sekä hiusten ja kynsien puhtaana ja trimmattuina. Heidän tulee myös välttää käyttämästä voimakkaita tuoksuja tai hajuvesiä, jotka voivat olla loukkaavia muille.
Siisti ja siisteys
Vastaanottovirkailijan tulee aina olla ulkonäöltään siisti ja siisti. Heidän hiustensa tulee olla muotoiltuja ja vaatteiden tulee olla puhtaita ja ryppymättömiä. Heidän tulee myös varmistaa, että heidän kenkänsä on kiillotettu ja meikki on levitetty siististi.
Sopiva puku
Vastaanottovirkailijan puvun tulee olla työpaikkaan ja yrityksen imagoon sopiva. Useimmissa tapauksissa tämä tarkoittaa liike-elämän vapaa-ajan pukeutumista. Joillakin yrityksillä voi kuitenkin olla muodollisempi tai rennompi pukukoodi. Vastaanottovirkailijan on tärkeää pukeutua yrityksen pukukoodin mukaisesti ammattimaisen ulkonäön säilyttämiseksi.
Hyvä ryhti
Hyvä ryhti on tärkeä terveydelle ja ulkonäölle. Vastaanottovirkailijan tulee istua suorassa hartiat taaksepäin ja jalat lattialla. Heidän tulee myös välttää närästystä tai nykimistä.
Positiiviset ilmeet
Ystävällinen ja positiivinen ilme voi vaikuttaa suuresti siihen, miten muut näkevät vastaanottovirkailijan. Vastaanottovirkailijan tulee aina yrittää säilyttää positiivinen ja vieraanvarainen ilmaisu, vaikka hän olisi stressaantunut.